Büromanagement - einige Beispiele dafür
Aufbauorganisation und Ablauforganisation
Ich schaffe mit Ihnen die notwendigen Rahmenbedingungen im Büro, strukturiere und optimiere die Büroabläufe. Gemeinsam analysieren wir, in welchen Bereichen Sie externe Unterstützung brauchen. Ich hole passende Angebote ein und liefere Ihnen Entscheidungsgrundlagen.
Erstellen und Umsetzen von Ablagekonzepten für Papier- und EDV-Ablage
Ein vernünftiges Ablagesystem hilft Ihnen administrative Zeit zu sparen. Sie können sich z.B. verstärkt auf Akquisition, Verkauf und Kundenbetreuung konzentrieren - oder die gewonnene Freizeit genießen! Wenn Ihnen die Papierberge über den Kopf wachsen und Sie viel Zeit aufwenden um Unterlagen zu suchen, erstelle ich, passend zur Art Ihrer Unterlagen und Ihrem Arbeitsstil, ein Ablagekonzept.
Anwendungsunterstützung bei MS-Office-Programmen
Oft sitzt man stundenlang an einem Dokument und trotzdem sieht es zum Schluss nicht so aus, wie man es sich vorstellt. Manchmal können kleine Einstellungen in Programmen die Arbeit wesentlich erleichtern. Durch langjährige praktische Erfahrung und mehrjährige Tätigkeit im First-Level-Support kann ich Sie bei der Anwendung von Microsoft-Programmen (z.B. Grundeinstellungen, Formatierung, usw.) unterstützen.
Erstellen von Vorlagen
Manchmal kommt es günstiger Office-Vorlagen zu verwenden, als teures Briefpapier drucken zu lassen. Ich erstelle für Ihr Unternehmen Vorlagen für wiederkehrende Dokumente (z.B. Briefvorlage, Faxvorlage, Rechnungsvorlage, Emailvorlagen, usw.).
PC-Einsteiger
Wenn man sich als Chef entschlossen hat mit dem PC zu arbeiten, bisher aber noch keine Erfahrung damit hat, ist es oft unangenehm die Mitarbeiter um Rat zu fragen. Ich mache die ersten Schritte am PC mit Ihnen gemeinsam, erkläre Ihnen wofür die Programme verwendet werden und gebe Ihnen Tipps für die Anwendung.
Buchhaltungsvorbereitung und Übernahme spezieller Bürotätigkeiten
Ich schreibe Ihre Ausgangsrechnungen, unterstütze Sie bei Zahlungsverkehr und Mahnwesen und erstelle benötigte Auswertungen.
Damit Sie BuchhalterIn oder SteuerberaterIn Ihre Belege nicht "in Kartons" übergeben müssen, sondern sofort mit der Verbuchung begonnen werden kann, bereite ich die Unterlagen vor (notwendige Informationen vermerken und Listen erstellen, sortieren, chronologisch abheften, fehlende Belege suchen, falsche Belege ändern lassen, usw.). Entweder übernehme ich diese Tätigkeiten laufend, oder ich erstelle zu Beginn die Struktur, erkläre Ihnen die Abläufe und helfe so lange, bis Sie genügend Routine haben.
Einmalige Tätigkeiten
Adress-, Kunden-, Preisdaten in übersichtliche Formate bringen (z.B. Excel, Outlook), das Grundgerüst eines Mitarbeiterhandbuches erstellen, Internetrecherchen durchführen und viele andere Aufgaben können Sie entlasten.
Auch wenn Ihre benötigte Hilfe noch nicht erwähnt wurde
anrufen oder Email senden und wir klären, ob ich Ihre Wünsche erfüllen kann!
Netzwerk
Mein Grundsatz lautet "biete nur an was du kannst und dir zutraust". Frei nach dem Motto "man muss nicht alles selbst wissen, aber man sollte wissen wo man nachschlägt", ist oft das Wissen wer auf welchem Gebiet Profi ist, für meine Kunden eine wertvolle Unterstützung. Deshalb habe ich mir ein weitreichendes Netzwerk aus Geschäftsbereichen, die von meinen Kunden benötigt werden könnten, aufgebaut - wie z.B. Versicherungsberatung, Personalverrechnung, Webdesign, Steuerberatung, Werbeberatung, IT-Dienstleistungen. Alle haben sich - genau wie ich - darauf spezialisiert, EPU, KMU, freiberuflich Tätige und Neugründer zu unterstützen. Einige davon finden Sie im Bereich der externen Links.
